Beaucoup de personnes pensent qu’Excel est une solution intéressante pour construire une matrice de matérialité. Les statistiques sont formelles. De plus en plus d’internautes arrivent sur le site diag26000.online après avoir saisi dans un moteur de recherche une phrase du genre « réaliser une matrice de matérialité avec Excel ». Je vous propose donc un billet complet sur ce sujet : comment utiliser Excel pour construire une matrice de matérialité.
Excel bon grapheur ?
Excel est d’abord un outil permettant de faire des calculs. De nombreuses fonctionnalités de mise en graphe sont aussi disponibles. Evidemment, il est très facile de préparer un camembert ou un graphique à barre. Mais la mise en forme d’un nuage de points ou d’un graphe avec des bulles est nettement plus complexe. Un rapide sondage organisé en ligne a permis de le vérifier. Cette mise en forme n’était pas triviale pour tout le monde. Plus de 60% des participants passent plus de 2 heures pour tenter de mettre en forme leur matrice !
Vous trouverez sur le web de nombreux exemples de fichiers Excel très (trop…) simples. Ils vous proposent de saisir manuellement les données et parfois d’enchaîner quelques additions ou moyennes. Mais comment allez-vous obtenir ces chiffres et les transformer en matrice ?
Faire confiance à un tel fichier fait l’impasse sur 2 phases clés du processus : le choix des items à prioriser et la collecte des données. Sans parler de la mise en forme qui peut s’avérer particulièrement chronophage comme nous venons de le rappeler. Pour y voir plus clair je vous propose d’analyser le processus autour de ses 4 grandes phases.
Choisir les items
Choisir les items qui vont être priorisés en termes d’impact et de risques est la première phase d’un processus matrice de matérialité. Et c’est sans doute une des plus délicates. Car cette liste doit être soigneusement préparée en fonction du secteur d’activité de l’organisation, sa taille, son histoire, son implantation géographique…
Plusieurs modèles peuvent aider à construire cette liste en évitant de laisser de côté des sujets importants. Un des plus simples est de s’appuyer sur l’ESG en explorant les dimensions Environnement, Social et Gouvernance. Certains peuvent aussi y rajouter le S de Sociétal. La structure ESRS proposée par l’EFRAG pour le reporting VSME peut aussi servir de guide.
Excel peut vous aider dans cette préparation. Par exemple en rassemblant les items dans une liste structurée comme celle-ci.
Certes nous sommes encore loin d’une représentation graphique mais cette simple liste va ensuite vous permettre de gagner beaucoup de temps. Notons que, contrairement à la plupart des fichiers que vous trouverez sur le web, cet exemple ne prévoit pas de colonne pour saisir les réponses. Il ne s’agit pas d’un oubli. C’est juste qu’elles seraient totalement inutiles dans le processus que nous vous proposons.
Personnellement je préfère travailler avec une carte d’idées (ou mind map). Cet outil offre plus de souplesse pour modifier l’ordre des items, prendre du recul pour se concentrer sur la structure. Mais nous sommes là pour parler d’Excel !
Créer les formulaires
Nous avons vu que vous pouvez trouver sur le net des solutions proposant de remplir un seul fichier Excel avec des évaluations enregistrées par une unique personne. Difficile de faire moins objectif. Autant dans ce cas dessiner immédiatement une matrice en décidant de l’emplacement de chaque bulle.
Soyons un peu sérieux ! Pour une matrice de qualité il faut pouvoir interroger les représentants des parties prenantes, en particulier sur la vision des impacts. Il est plus logique de s’arrêter à l’interne pour l’évaluation des risques. Car pour obtenir la fameuse matrice de double matérialité, vous devez évaluer à la fois les impacts et les risques.
Il faut donc préparer des formulaires pour recueillir les avis de chaque personne. Si vous êtes habitué aux outils de Microsoft cela peut être naturel de se tourner vers Microsoft Forms. Vous pouvez aussi choisir de le faire avec des outils concurrents comme Survey Monkey, TypeForms ou Google forms. Mais rien d’automatique, il va vous falloir un peu voire beaucoup de patience.
Même si vous restez au sein des services Microsoft vous constaterez qu’il est impossible de générer automatiquement un formulaire à partir d’Excel. Au contraire on vous proposera d’alimenter un fichier Excel avec les réponses du formulaire. Mais alors à quoi va vous servir le fichier Excel dans lequel vous avez pris le temps de structurer élégamment votre liste d’items ?
Une création entièrement automatisée
C’est ici que la solution imaginée par Diag26000 entre en scène. En téléchargeant le fichier Excel conforme au modèle proposé ci-dessus, il va être automatiquement transformé en formulaire en ligne. Il vous suffira de choisir lors du téléchargement le nombre de colonnes que vous souhaitez utiliser dans le formulaire. Car certaines personnes préfèrent les échelles paires et d’autres les impaires.
Vous retrouvez ensuite immédiatement le contenu de votre fichier Excel. En un simple clic, il est devenu un formulaire en ligne permettant d’interroger facilement un grand nombre de personnes.
Ce formulaire ne sera peut-être pas parfait du premier coup ? Pas de souci car Diag26000 vous propose un mode test pour afficher le formulaire sous sa forme provisoire. Un peu comme lorsque vous faites imprimer vos plaquettes ou documents commerciaux. Ce n’est qu’une fois le « bon à tirer » validé que le formulaire sera actif, prêt à enregistrer les réponses dans la base de données.
Nb : si vous décidez d’utiliser un autre outil d’enquête comme Microsoft Forms, Monkey Survey, Google forms… attention à la notion de souveraineté. Si vos données sont hébergées n’importe où, nos amis américains pourront avoir les résultats avant vous ! Diag26000 attache une importance particulière à ce point et toutes vos données sont enregistrées sur des serveurs dédiés, hébergés dans des centre de données situés en France et gérés par des sociétés françaises.
Interroger les acteurs
Disposer des formulaires est une première étape mais il reste à collecter les avis. Pour ne laisser personne sur le bord de la route, la plate-forme Diag26000 vous propose un écran de lancement avec 3 alternatives pour faciliter la collecte des réponses des différentes parties prenantes. Très logiquement, cet écran de lancement est découpé en 4 paragraphes, correspondant aux clients, fournisseurs, collaborateurs et tiers.
Lien collectif
Très classique, la première solution est un lien collectif. Ce lien peut être diffusé dans un emailing, visible sur le site intranet ou un espace de travail en ligne. Il présente l’intérêt d’assurer l’anonymat total des réponses car tout le monde utilise le même lien.
Invitation individuelle
Pour lancer des invitations individuelles sans perte de temps, l’interface vous propose d’adapter un modèle d’email qui sera ensuite personnalisé automatiquement avec le lien dédié à chacune des personnes invitées. Sur la même interface vous pouvez relancer facilement les retardataires. Les réponses restent confidentielles et le détail du cumul ne s’affiche qu’à partir d’un minimum de 3 participants pour chaque partie prenante.
QRcode
Les liens sont pratiques lorsque l’on peut cliquer. Mais ce n’est pas le cas si vous imprimez ou projetez un document. Vous disposez donc pour chaque partie prenante d’un QRCode. Ainsi, si tous les collaborateurs n’ont pas accès à Internet, vous pouvez préparer des affiches à mettre à côté de la machine à café. Si vous organisez un « groupe quali » pour faire travailler les clients sur l’évolution des produits ou services vous pouvez insérer leur QRCode dans une de vos diapositives. Les participants pourront la flasher avec leur smartphone et vous disposerez des résultats quelques minutes plus tard.
Notons que dans cette phase Excel ne vous est guère utile. Cette interface de lancement est disponible immédiatement une fois validée la forme choisie pour vos formulaires. Vous n’avez rien d’autres à faire qu’inviter les participants à répondre en utilisant une ou plusieurs des 3 méthodes d’invitation décrites ci-dessus.
Exploiter la matrice
Les réponses des différentes parties prenantes sont ensuite automatiquement cumulées dans la base. Pas besoin non plus d’Excel pour préparer vos matrices. Elles s’affichent automatiquement grâce aux fonctionnalités de graphes intégrées dans la plateforme Diag26000.
La présentation dans une matrice sous forme de bulles ou nuages de points est incontournable. Elle facilite l’exploitation puisque vous allez devoir vous concentrer sur les éléments jugés prioritaires, situés dans la partie en haut à droite de la matrice. Mais d’autres formats peuvent être utiles pour analyser les informations et construire votre plan d’action. Par exemple la comparaison de la moyenne des avis des différentes parties prenantes ou une synthèse pour chacun des items
Diag26000 est là pour vous faire gagner du temps. Pas pour prendre vos données en otage ! Vous pouvez avoir envie d’utiliser un autre logiciel pour une analyse différente ou une autre mise en forme graphique. Pour cela vous pourrez exporter l’ensemble des informations dans un fichier Excel ou même au format R pour les adeptes de ce logiciel d’analyse statistiques disponible en open source.
En résumé
Si vous souhaitez utiliser Excel pour l’ensemble du processus Matrice de Matérialité cela va être très difficile voire impossible. Par exemple, pour la collecte des données auprès des parties prenantes vous devrez utiliser un autre outil sauf si vous décidez de tout enregistrer vous-même manuellement. La mise en forme du nuage de points peut être chronophage et demande aussi une très bonne maîtrise du logiciel.
Par contre, en structurant correctement votre liste d’items dans un fichier Excel, Diag26000 vous prépare instantanément les formulaires en ligne qui vous permettront d’interroger les différentes parties prenantes et d’alimenter automatiquement vos matrices.
Cela peut paraître contre intuitif mais CE NE SONT PAS les fonctionnalités de grapheur d’Excel
qui vont vous permettre de gagner le plus de temps !
Pour aller plus loin
Vous pouvez vous inscrire à un des webinars organisés par Formitel qui présente en détail le processus Matrice de Matérialité ou prendre contact avec un des experts Diag26000 présents dans votre région.
Si vous souhaitez tester la transformation magique d’une liste d’items Excel en formulaire en ligne, utilisez le formulaire contact de ce site en renseignant précisément vos coordonnées et le contexte de votre demande.