Qu’est ce qu’une matrice de matérialité ? Quels points clés pour la préparer puis l’exploiter efficacement ? Ce billet vous propose des réponses à ces questions !
NFRD, DEPF, CSRD…
Beaucoup pensent que la notion de matrice de matérialité est apparue avec la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Et donc que, comme de nombreux éléments de la CSRD sont repoussés, la mise en place des matrices l’est aussi. Mais la NFRD (Non-Financial Reporting Directive) abordait déjà ce concept dès 2014. Il reste tout à fait d’actualité. Les curieux pourront retrouver ici la directive de la Commission Européenne de 2014. Pour les personnes passionnées par les sigles, signalons qu’en France la NFRD a été déclinée en DPEF (Déclaration de Performance Extra-Financière) en 2017.
La France avait d’ailleurs pris les devants sans attendre les injonctions de l’Europe avec la loi NRE (Nouvelles Régulations Economiques) de mai 2001 ! Il s’agissait, déjà, de réduire les effets néfastes des dysfonctionnements internes et de la mondialisation en exigeants des grandes entreprises la publication de premiers éléments extra financiers.
Les objectifs
Cela fait donc déjà une dizaine d’années que ce concept de Matrice de Matérialité a commencé à se développer. De nombreuses définitions sont proposées sur internet mais nous vous proposons de retenir qu’il s’agit d’aider l’entreprise à identifier les éléments les plus importants pour son développement durable.
Tout d’abord nous allons chercher à évaluer l’impact de l’organisation sur son environnement. La notion d’environnement s’entend ici au sens large du terme. Pour obtenir des données fiables nous conseillons d’interroger l’ensemble des parties prenantes, en interne, mais aussi en externe. Concernant les parties prenantes externes il est classique de citer les clients et les fournisseurs. D’autres populations peuvent aussi être intéressantes à interroger en fonction de votre activité : les habitants du territoire, les services de l’état…
Concernant les parties prenantes internes, la position de Diag26000 est qu’il serait dommage de ne donner la parole qu’aux dirigeants. L’encadrement et les collaborateurs au bas de la pyramide hiérarchique peuvent aussi avoir un avis intéressant sur le fonctionnement de votre organisation. Rappelons que dans les années 1980 les projets Qualité Totale étaient justement basés sur un rôle important confié aux opérateurs de base. Des moyens leurs étaient confiés afin d’améliorer le fonctionnement à leur niveau, dans le cadre des fameux Cercles de Qualité. Votre projet matrice de matérialité est un bon prétexte pour leur donner à nouveau la parole.
La double Matérialité
Evaluer les impacts de l’entreprise sur son environnement est une première étape. Pour prolonger cette évaluation, la double matérialité va chercher, en miroir, à évaluer les risques que l’évolution de l’environnement fait peser sur l’avenir de l’organisation.
Là encore il s’agit de l’environnement au sens large du terme : la raréfaction des ressources, les risques d’évènements climatiques majeurs mais aussi les règles du commerce international ! Des évènements comme Fukushima en 2011 ou plus récemment le COVID ont révélé la fragilité des chaînes d’approvisionnement mondialisées. Les décisions brutales de nouveau Président américain qui change à son gré les taux de douane mettent en danger des pans entiers de l’économie européenne.
Pas toujours facile de prévoir l’avenir, même pour les experts en prospective. L’objet de la double matérialité est bien de déclencher une réflexion en profondeur sur ces risques potentiels. Pour la première partie de la matrice concernant les impacts il nous semble nécessaire de donner aussi la parole aux parties prenantes externes. Pour cette évaluation des risques il parait plus logique de s’appuyer uniquement sur les acteurs internes.
La démarche
Nous avons choisi une présentation simple structurée en 4 phases :
Le choix des items est une phase délicate. Mais l’interrogation des acteurs et la préparation de la matrice peuvent vite s’avérer chronophages. Nous décrivons donc ci-dessous les solutions imaginées suite à un exercice d’intelligence collective initié avec les partenaires DIAG26000 lors de l’université d’été 2024. Ces solutions regroupent des éléments de méthode mais aussi des outils informatiques. En les adoptant vous gagnerez un temps précieux dans ces différentes phases.
Choisir les items
Le choix des items est une phase critique pour la réussite de votre matrice. Comment procéder pour n’oublier aucun des items qui pourraient être significatifs pour votre organisation ?
Ce choix dépend de votre secteur d’activité, de la taille et même parfois du territoire sur lequel votre organisation est implantée. Il est impossible donc de proposer une liste générique. Par contre, il existe plusieurs modèles vous permettant de concevoir une liste en minimisant les risques d’oublis, par exemple :
- Les 7 questions centrales de l’ISO 26000 (et ses 47 domaines d’actions)
- Le sigle ESG pour Environnement, Social et Gouvernance
- Ou ESSG en ajoutant le S de sociétal
- Le modèle ESRS formalisé par l’EFRAG
- Les 17 Objectifs du Développement Durable
En vous appuyant sur un, ou plusieurs, de ces modèles, vous allez pouvoir établir une liste complète. Elle ne sera pas parfaite du premier coup et nous préconisons d’utiliser une carte d’idées pour travailler plus souplement sur son élaboration. Voici ci-dessous un exemple concret sur le modèle ESG.
Sur votre carte d’idées, les branches de premier niveau vont pouvoir reprendre les axes du modèle que vous avez choisi pour balayer les différents aspects. Pour obtenir une matrice finale plus lisible, prenez le temps de mettre en second niveau le « titre » ou le mot-clé résumant chaque item. Cela vous laisse la possibilité de formuler, sur le troisième niveau de branche, une formulation plus complète de chaque item pour faciliter la notation par les personnes que vous allez solliciter.
Préparer les formulaires
Depuis la généralisation d’internet, les outils permettant de préparer des formulaires en ligne se sont multipliés. Certains sont même gratuits si l’on se contente des fonctionnalités de base. Mais savez-vous où vos données seront stockées ?
Depuis les dernières et brutales décisions du président des USA il est encore plus important d’être attentifs à la notion de souveraineté. Pour la respecter, les résultats de votre exercice doivent être stockés en France. C’est le cas des matrices réalisées en s’appuyant sur les outils partagés par Diag26000. Les réponses sont stockées dans des serveurs sécurisés situés dans des data centers implantés en France.
Afin de vous faciliter la mise en ligne de ces formulaires, Diag26000 vous propose une solution originale. Si vous avez préparé votre liste d’items via une carte d’idées correctement structurée, comme proposé ci-dessus, vous allez immédiatement pouvoir la transformer en formulaire interactif sans avoir besoin de saisir ou même copier-coller les questions. Il vous suffira de télécharger le fichier de votre carte listant les items dans l’application Diag26000.
Le choix des modalités de réponses, et en particulier le nombre de colonnes proposées pour donner son avis, est source de nombreux débats. Pour éviter tout blocage, Diag26000 vous offre le choix du nombre de colonnes lorsque vous mettez en ligne votre carte d’idées pour la transformer automatiquement en formulaire. Nombre pair ou impair, 3, 4 ou 5 niveaux dans l’échelle : vous pourrez choisir la formule avec laquelle vous vous sentez le plus à l’aise.
Interroger les acteurs
Dans les processus d’enquête modernes, il est classique d’envoyer un lien par mail pour inviter chaque participant à répondre. Mais il existe deux contextes dans lesquels il n’est pas possible de cliquer : lorsque vous imprimez ou projetez.
C’est pour cela que la solution Diag26000 propose, pour chacune des 4 types de parties prenantes, 3 méthodes complémentaires. Elles vous donnent le maximum de chance d’obtenir un nombre significatif de réponses :
- Un lien collectif à diffuser vers chaque types de parties prenantes,
- Des invitations individuelles à envoyer par mail
- Un QRcode que vous pouvez imprimer ou projeter.
Les QRCodes peuvent être utiles dans différentes situations. Par exemple, si tous les collaborateurs n’ont pas accès à Internet. C’est le cas lorsqu’il n’ont pas de poste de travail informatisé ou parce que les conditions de sécurité l’interdisent. Vous allez alors pouvoir placer une affiche à côté de la machine à café ou sur le tableau d’affichage pour les inviter à répondre. Ils pourront utiliser simplement leur smartphone pour participer. Lors d’un groupe de travail avec vos clients vous pourrez aussi projeter le QRCode en l’incluant dans l’une de vos diapositives. Vous disposerez quelques minutes plus tard de graphes avec l’ensemble des réponses pour continuer à en parler avec le groupe.
Exploiter les résultats
Evidemment les résultats doivent être présentés sous forme de matrices. Il est classique de citer « la » matrice de matérialité mais elles peuvent aussi prendre différentes formes. La matrice double matérialité vous permettra de classer les impacts et les risques. Mais il peut aussi être intéressant de travailler sur les différences de perception entre les parties prenantes internes et externes. Le graphe ci-dessous en fournit un exemple.
La préparation « manuelle » de telles matrices, ou même leur réalisation avec les fonctionnalités graphiques d’excel ou d’autres tableurs, peut vite s’avérer chronophage. Si vous avez utilisé les outils Diag26000 pour interroger vos parties prenantes, plus de temps perdu. Les différentes matrices seront accessibles d’un simple clic à partir des réponses enregistrées dans nos bases de données.
Diag26000 vous propose aussi d’autres types de présentation des résultats. En particulier, les graphiques en barre comme celui présenté ci-dessus vous permettent d’appréhender autrement les réponses. Pour construire votre plan d’action, vous devrez vous concentrer sur les items pour lesquels les barres rouges sont les plus importantes ! Ce processus d’élaboration des matrices de matérialité est aussi présenté dans le menu Outils du site Diag26000 . Nous vous engageons à le consulter régulièrement pour suivre son évolution. De nouvelles formes graphiques seront bientôt disponibles.
Si vous cherchez de l’aide pour lancer votre processus Matrice de Matérialité, pensez à solliciter les experts partenaires Diag26000 !